2026년 임직원 설 선물 결재 템플릿, 어떻게 작성하면 되나요?

2026년 임직원 설 선물은 마음이지만, 회사에선 결국 결재 문서가 일을 끝냅니다. 결재가 한 번 반려 되면 일정이 밀리고, 명단/예외 처리/증빙까지 연쇄로 꼬이죠. 그래서 이 글은 “무슨 선물이 좋을까?”보다 더 실무적인 질문에 답해드립니다.

• 원천징수/증빙/지급대장은 어디까지 준비해야 하는가?
• 우리 회사는 어떤 프로세스로 설 선물을 지급해야 안전한가?
• 결재 템플릿을 어떤 구조로 쓰면 반려가 줄어드는가?
• 복리후생비 vs 급여 vs 기업업무추진비는 어떻게 구분하는가?

임직원 설 선물 결재 단계에서 반려 당하는 이유 TOP 5

기업들은 보통 아래 6단계의 과정으로 운영 합니다.

운영 프로세스

• 1단계 : 정책 기준 고정 – 대상 / 기준일 / 예외 규칙 확정
• 2단계 : 예산 산출 – 인원 X 단가(+예비 금액) 근거 수립
• 3단계 : 결재(품의) – 계정 과목 / 세무 / 증빙 계획 문서화
• 4단계 : 구매 집행 – 견적 주문 영수증 등 구매 증빙 확보
• 5단계 : 지급 운영 – 지급 대장 + 오류 처리 (미수신 / 재발송 등)
• 6단계 : 정산/결과 보고 – 잔액 / 증빙 서류로 마감

결재가 자꾸 반려 되는 이유 TOP 5

1️⃣ 대상 기준이 없음

결재자는 총액이 변동 되지 않는 구조를 원합니다. 재직 기준일이 존재하지 않으면, 인사 변동으로 인해 인원수가 계속 변하고, 예산도 자동으로 변경되어 재결재/추가 결재가 발생할 수 있습니다. 즉, 기준일이 없다는 건 “예산이 확정되지 않았다”는 의미로 읽힙니다.

[결재 문서에 쓰면 좋은 코멘트]

• “지급 기준일 2026-XX-XX 기준 재직자에 한해 지급됩니다”
• “기준일 이후 입·퇴사로 인한 변동은 예비분 범위 내에서 처리하며, 초과 시 재결재합니다.”

[실무 체크 포인트]

• 기준일을 “발송일”로 잡을지, “결재일”로 잡을 건지에 대해 명확히 설정해야 합니다.
• 인사 DB 추출 기준 시간을 내부적으로 정해두는 것이 훨씬 더 깔끔합니다.

2️⃣ 예외 규칙이 없음

임직원 선물은 “전원 지급”처럼 보이지만 현실은 예외가 무조건 생깁니다.

• 휴직자 : 연락처/수령 의사/복귀 시점 이슈
• 파견/현장직 : 배송지/연락처/수령 방식 이슈
• 퇴사예정자 : 지급 후 퇴사 시 민원/형평성 이슈
• 신규입사자 : 지급 기준일에 따라 포함/제외로 민원 발생

결재자는 이걸 한 문장으로라도 “원칙”을 세워두길 원합니다. 예외 규칙이 없으면 민원·추가 지급·누락이 결재 리스크가 될 수 있습니다.

[결재 문서에 쓰면 좋은 코멘트]

• “휴직자는 기준일 재직자라도 (포함/제외)하며, 포함 시 발송 실패 시 별도 지급하지 않습니다(또는 1회 재확인).”
• “퇴사예정자는 기준일 이후 퇴사 예정이라도 기준일 재직자면 지급합니다(또는 지급 제외).”
• “신규입사자는 기준일 이전 입사자에 한해 지급합니다.”
• “파견/현장 근무자는 발송 방식(문자/카톡/실물)으로 동일 지급하며, 연락처 오류 시 재발송은 1회로 제한합니다.”

[실무 체크 포인트]

• “포함/제외” 자체보다 중요한 건 일관성입니다.
• 예외 처리 기준은 사내 공지문에도 동일하게 반영해야 분쟁이 줄일 수 있습니다.

3️⃣ 회계 처리 불명확

회계팀/결재자는 “선물 지급”이 아니라 회계·세무 리스크를 봅니다.

• 복리후생비로 처리 가능한 구조인지
• 급여(근로소득) 성격이 강해 원천징수 필요할지
• 외부 관계자가 섞이면 기업업무추진비 영역인지

근거가 없으면 결재자는 “나중에 문제 나면 책임질 수 있나?” 상태가 되어 보류/반려가 납니다.

[결재 문서에 쓰면 좋은 코멘트]

• “계정과목(안) : 복리후생비 (전사 동일 지급/복지 목적/지급대장 관리 전제)”
• “급여성 판단 가능 여부 및 원천징수 적용은 회계팀 사전 협의 결과를 반영합니다.” (차등 지급/성과 연동이 있는 경우)
• “지급 기준이 직군/근속 규정에 근거하며, 개인 성과 보상 목적이 아닌 복지 목적입니다.”

[실무 체크 포인트]

• 전사 동일 지급이면 복리후생비
• 소수 선별/성과 연동/특정 개인 지급이면 급여성(원천세) 검토 필요 가능성 ↑
• “임직원+거래처” 섞이면 문서부터 분리(계정도 분리)

4️⃣ 증빙이 ‘구매’로만 끝남

결재/회계에서 보는 증빙은 2종 세트입니다. 지급대장 없이 집행하면 나중에 정산 불가로 이어질 수 있습니다.

[결재 문서에 쓰면 좋은 코멘트]

• “지급 대장(성명/사번/부서/금액/지급일/상태)으로 지급 사실을 관리하며, 발송 완료 내역을 증빙으로 보관합니다.”
• “오류·미수령 건은 사유와 처리 결과를 지급 대장에 기록 후 결과 보고로 정산합니다.”

[실무 체크 포인트]

• 성명/사번/부서
• 금액/권종/지급일
• 상태(성공/실패/재발송/미수령)
• 예외 사유(퇴사/휴직/번호오류)
• 최종 확인자/확인일

5️⃣ 오류/CS 운영이 없음

결재자는 “좋은 계획”보다 사고 났을 때의 운영 계획을 봅니다.

• 번호 오류 : 발송 실패/엉뚱한 사람에게 발송 위험
• 중복 발송 : 명단 버전관리 안 되면 발생
• 미수령/사용 문의 : 직원 문의가 한꺼번에 몰림

운영 기준이 없으면 결재자는 “민원 폭탄 + 추가 비용 + 재결재”를 떠올려서 보류합니다.

[결재 문서에 쓰면 좋은 코멘트]

• “번호 오류/발송 실패 시, 대상자 확인 후 재발송은 1회로 제한합니다.”
• “중복 지급 방지를 위해 최종 명단을 버전관리하고, 발송 전 중복 체크를 수행합니다.”
• “CS 대응 기간 (YYYY-MM-DD~YYYY-MM-DD) 동안 담당자/문의 채널을 운영하며, 미수령 건은 사유 기록 후 정산합니다.”

[실무 체크 포인트]

• 재발송 기준(1회/2회)과 승인 권한(담당자/팀장)을 미리 정해두면 좋습니다.
• “명단 마감 시간”을 문서에 적어두면 중복·누락이 확 줄어듭니다.

복리후생비 vs 급여 vs 기업업무추진비

복리후생비

임직원 복지 목적의 지출은 통상 복리후생비로 처리하는 방향이 실무에서 많습니다. 다만 중요한 포인트는 ‘복지 목적’만으로 끝나지 않고, 운영·증빙이 갖춰져야 합니다. 임직원 설 선물 역시 복지 목적이 명확해 복리후생비로 처리하면 됩니다.

복리후생비 조건

• 사내 공지/정책 문서로 복지 운영의 일관성 확보
• 전사 동일 지급(또는 사내 규정 기반 차등)
• 기준일이 명확(YYYY-MM-DD 기준 재직자)
• 지급대장으로 “누가 받았는지” 관리

급여(근로소득)

국세청은 근로소득 원천징수 시 근로소득 간이세액표에 따라 원천징수하는 방식을 안내하고 있습니다. 즉, 선물이 급여(근로소득) 성격으로 판단되면 원천징수 검토가 따라올 수 있습니다.

• 성과/평가/목표 달성 보상처럼 보이는 경우
• 특정 개인·소수에게만 지급(형평성 낮음)
• 매년 “그때그때” 지급(규정·기준 부재)
• 현금성/대체 가능성이 매우 강한 형태로 반복

✅ 실무 팁

• 결재 문서에서 “급여 vs 복리후생비”를 단정하기보다, “회계팀 사전 협의(계정과목/원천세 여부) 결과 반영” 문구를 넣어두면 안전합니다.
• 원천징수 방식/간이세액표 참고 경로는 홈택스에서 확인 가능하다고 국세청이 안내합니다.

기업업무추진비 (=접대비)

법인세법에서 기업업무추진비는 접대·교제·사례 등 업무 관련자와 관계를 원활히 하기 위해 지출한 비용을 포괄적으로 정의하고 있고, 손금불산입(한도) 규정이 있습니다. 즉, 임직원이 아니라 거래처·협력사·외부 파트너 등 외부 이해관계자에게 선물을 주면 기업업무추진비 영역에 해당될 수 있습니다.

✅ 실무 팁

• “임직원 선물”과 “거래처 선물”은 계정 과목 / 증빙 / 리스크가 완전히 다르기 때문에 결재 품의를 분리하는 것이 좋습니다.

2026년 임직원 설 선물 결재 서류 템플릿

아래 템플릿은 “기준 → 예산 → 결재 → 구매 → 지급 → 정산” 순서로 설계했습니다.

[문서명] 2026년 임직원 설 선물 지급 품의(결재) 요청

추진 배경/목적 : 명절을 맞아 복지 제공 및 사기 진작 목적의 임직원 설 선물 지급을 진행하고자 합니다.

지급 정책(대상/기준/예외)

• 기준일 : (YYYY-MM-DD) 기준 재직자
• 지급 대상 : (정규/계약/파견/인턴 포함 여부)
• 예외 기준 :
  · 신규입사자: (기준일 이후 입사자 포함/제외)
  · 휴직/파견/현장/해외근무: (포함/제외)
  · 퇴사예정자: (기준일 이전 퇴사자 제외 등)
• 지급 기준 : □ 전사 동일 지급 □ 규정 기반 차등(첨부 기준표)

지급 품목(권종) 및 선정 사유

• 품목/권종 : (예: 모바일 상품권 50,000원권)
• 선정 사유 : (수령 편의/사용처 범위/배송 리스크/문의 감소 등 2~3줄)

예산(산출 근거) 및 예비분 운영

• 단가 : ￦XX,XXX
• 대상 인원 : N명
• 총 예산 : ￦(단가×인원) + 예비분 ￦(추가/오류 대비) = ￦총액
• 예비분 운영 원칙 : (사용 조건/미사용 시 정산 방식)

일정 및 운영(오류/CS 포함)

• 결재 완료 목표 : YYYY-MM-DD
• 지급(발송/배송) 예정일 : YYYY-MM-DD
• CS 대응 기간 : YYYY-MM-DD ~ YYYY-MM-DD
• 오류 처리 :
  · 번호 오류/미수령 : 확인 후 1회 재발송 원칙(또는 회사 기준)
  · 중복 지급 방지 : 명단 버전관리/중복체크 방식 기재

회계·세무 처리(사전 검토)

• 계정과목(안) : □ 복리후생비 □ 급여(근로소득) □ 기업업무추진비
• 판단/협의 메모 :
  · (전사 동일 지급/복지 목적/지급대장 관리 등 근거)
  · 회계팀 협의 결과 반영 예정(원천징수 필요 여부 포함)
  · 근로소득 원천징수 시 간이세액표 기준 적용(국세청 안내) 참조

증빙 및 정산(첨부 계획)

• 구매 증빙 : 견적서/주문서/거래명세서/영수증 또는 세금계산서
• 지급 증빙(필수) : 지급대장(수령자, 금액, 지급일, 상태), 발송/배송 내역
• 결과보고 : 지급 완료율, 미지급/오류 처리, 예비분 사용/잔액 정산 보고

결재 요청

상기 내용으로 임직원 설 명절 선물 지급을 진행하고자 하오니 승인 요청드립니다.

[첨부]
1) 견적서/제안서
2) 지급대장(양식)
3) 일정표
4) (선택) 사내 공지문 초안

세무·회계 판단은 회사 상황(규정/대상 범위/지급 방식)에 따라 달라질 수 있어, 최종 계정과목/원천세 여부는 내부 회계 기준 및 전문가 검토가 권장됩니다. 다만 최소한, 결재 문서에 ‘기준·산식·증빙(구매+지급대장)’을 넣으면 실무 리스크는 확실히 줄어듭니다.