2026년 직원 생일 선물 자동 발송, 이제 “엑셀 업로드”로 끝내보세요

직원 생일, 입사 기념일, 근속 기념일…
처음엔 “챙기면 좋은 복지”인데, 인원이 늘고 일정이 많아지면 어느 순간부터 정말 번거로운 업무가 됩니다. 캘린더에 적어도 급한 일정에 밀려 늦어지고, 한 명씩 보내다 보면 오타·중복·누락이 한 번만 터져 일이 커지게 되는데요! 센드비가 최근 출시한 기념일 맞춤 발송은 반복 작업 없이, 단순하게 선물 관리 업무를 할 수 있습니다.

수신자마다 다른 기념일/시간을 엑셀로 한 번에 세팅 → 반복 작업 없이 자동 발송

이 글은 직원 생일 선물 자동 발송 / 직원 생일 관리 서비스를 찾는 HR 실무자를 위해, “어떻게 운영하면 누락 0%에 가까워지는지”를 실무 기준으로 정리한 가이드예요.

직원 생일 선물 쿠폰 발송, 수작업으로 하셨나요?

직원들마다 다른 생일, 근속 기념일, 입사일 등.. 그동안 수작업으로 체크하셨었나요? 수작업으로 하다 보면 아래와 같은 문제들이 발생하게 됩니다.

• 명단은 있는데, “최근 입사자/퇴사 예정자/휴직자”가 섞여서 다시 정리부터 시작
• 발송 당일에 갑자기 “현장 직원은 번호가 다르다”, “해외 직원은 제외해야 한다” 같은 예외가 튀어나옴
• 한 명씩 처리하다가 번호가 하나 틀리면, 그 순간부터는 사고 수습 모드
• 캘린더에 적어 놔도 급한 일정에 밀려 “오늘 꼭 보내야 하는데…” 하면서 당일에 급하게 처리

수작업 발송 VS 기념일 맞춤 발송

직원 생일 선물 발송 서비스 선택 기준

기념일 관리 서비스 선택 기준 3가지

HR 실무 기준으로는 화려한 기능보다 아래 3개가 훨씬 중요합니다.

• 수신자별 날짜/시간 지정이 가능한가?
• 엑셀로 한 번에 세팅 가능한가? (명단/일정/메시지까지)
• 발송 내역을 추적/정리하기 쉬운가? (누가 받았는지, 언제 보냈는지)

이 3개가 갖춰져야 진짜로 임직원 생일 관리가 “실제로 운영 가능한 자동화” 됩니다.

기념일 선물 자동 발송 6단계 프로세스

실무에서 실수 없이 업무를 마무리 하려면, 순서가 중요합니다.

• 대상 확정 : 전 직원 / 일부 / 예외(휴직·퇴사예정·해외·현장)
• 기념일 범위 확정 : 생일만 / 생일+입사 / 생일+입사+근속
• 예산 구간 확정 : 3만/5만/10만처럼 결재가 빠른 구간부터
• 엑셀 세팅 : 수신자별 날짜 + 발송 시간 + 기념일 유형 입력
• 사전 점검 : 번호 형식/중복/누락/예외 체크
• 마감 정리 : 발송 내역 기준으로 월말 정산/증빙 정리

기념일 맞춤 발송 기능 OPEN

각자 다른 생일/입사/근속 기념 선물 발송에 대한 부담을 줄여드리고자 센드비에서 새로 출시한 “기념일 맞춤 발송 기능”은, 수신자 별로 날짜와 시간을 다르게 설정하고, 엑셀 파일로 한번에 업로드 해 간편하게 끝낼 수 있도록 도와드리는 기능입니다.

센드비 기념일 맞춤 발송 기능이 필요한 상황

• 생일/입사/근속이 ‘한 달에 여러 번’ 겹쳐서 업무가 끊기는 조직
  • 맞춤 발송은 수신자별 날짜·시간을 미리 세팅해두기 때문에, 그 달에 이벤트가 몇 번 있든 HR이 매번 손댈 일이 줄어듭니다.
• 인원이 30명만 넘어가도 ‘오타·누락’ 리스크가 체감되는 팀
  • 엑셀 기반 세팅은 최소한 “기준 데이터”가 생기기 때문에, 오타·누락을 사전에 잡기 쉽습니다.
    • 번호 형식 통일(하이픈 제거) + 중복 번호 체크 + 예외 명단 분리만 해도 사고 확률이 확 낮아져요.
• 직원 별로 ‘정확한 당일’에 보내고 싶은 경우
  • 맞춤 발송은 사람마다 기념일이 달라도 각자 날짜·시간을 지정해둘 수 있어서, ‘세심한 운영’이 가능합니다.
• 결재/승인이 매번 반복돼서 발송 자체가 부담이 되는 회사
  • 맞춤 발송은 “발송을 이벤트”로 만들지 않고, 한 번에 묶어 세팅하는 구조라 결재를 월/분기 단위로 설계하기 쉽습니다.
• 기프티콘/쿠폰을 회사 차원에서 정기 운영하고 싶은 경우
  • HR 복지뿐 아니라 사내 캠페인, 부서 단위 이벤트 등에서 기프티콘 발송 니즈가 반복적으로 생깁니다. 맞춤 발송은 “그때 한 번”이 아니라, 운영 방식 자체를 루틴화하기에 좋습니다.

기념일 맞춤 발송 기능 프로세스

STEP 1. 센드비 주문페이지 > [날짜별 발송] 선택하기

• 센드비에서는 현재, 즉시 발송 / 예약 발송 / 날짜별 발송 기능을 제공해드리고 있습니다.
  • 즉시 발송 : 구매한 즉시, 모바일 쿠폰이 바로 발송됩니다.
  • 예약 발송 : 원하는 날짜 (최대 +30일) / 시간 (10분 간격) 으로 바로 발송됩니다.
  • 날짜별 발송 : 수신자 별로 원하는 날짜와 시간대로 설정해서 바로 발송됩니다.

STEP 2. 발송 문자 메세지 내용 작성 및 쿠폰 템플릿 설정하기

기념일에 맞춰 메세지 내용과 함께, 센드비에서 제공해드리는 쿠폰 템플릿 설정하시면 됩니다.

• 쿠폰 템플릿 : 기본 / 생일 / 근로자의 날 / 명절(설/추석) / 신년 등 총 16종

STEP 3. 발송할 수신자 정보 입력하기

수신자 연락처 번호 / 날짜 / 시간들을 입력해야 합니다.

• 시간 미 입력 시, 오전 11:00로, 자동 예약 됩니다.
• 카카오 알림톡 수신자명 미 입력시, 수신자 번호로 대체 발송됩니다.
• 엑셀 파일 양식에 맞춰 내용 입력해 한번에 업로드 하실 수도 있습니다.

STEP 4. 결제 > 마이페이지 [주문내역] 에서 발송 상태 확인하기

• 설정한 날짜와 시간에 맞춰 발송 시, 발송 대기에서 발송 완료로 변경됩니다.

기념일 운영은 “열심히 챙기면 되는 일”처럼 보여도, 실제로는 반복 업무 + 예외 케이스 + 실수 리스크가 한 번에 붙어 있는 HR 업무입니다.
수신자별 날짜·시간을 엑셀로 한 번 세팅해두면, 그 순간부터 HR은 매달 반복하던 건별 발송에서 벗어나, 기준(대상·예산·예외)만 정리하면 기념일 관리 서비스가 됩니다.

만약 지금도 매달 기념일 발송 때문에 업무가 끊기고, 결재/승인이 반복되고, 오타·중복·누락이 늘 불안하다면, 이번 달부터는 간단하게 시작해보세요. 명단을 엑셀로 정리하고(생일/입사/근속), 발송 날짜·시간까지 입력해 한 번에 업로드하는 것부터! 이 한 번의 세팅이 HR의 기념일 업무를 “매번 처리하는 번거로웠던 일”에서 “자동으로 굴러가는 편리한 관리 업무”로로 바꿔줍니다.